Menelaah Peraturan Organisasi tentang Persidangan dan Rapat, Sudahkah Terealisasi?

ilustrasi : www.reqnews.com

Di dalam IPNU-IPPNU ada istilah Rapat, Konferensi, dan Kongres. Setiap rapat, Konferensi, dan Kongres terkadang ada beberapa acara yang dilakukan dengan forum persidangan dalam rangka menetapkan suatu aturan tertentu dalam tubuh IPNU-IPPNU.

Misalnya, Rapat Anggota Ranting: adanya sidang pleno  tata tertib, sidang pleno LPJ, sidang pleno pemilihan ketua, dsb: Rapat Pimpinan: ada  sidang komisi, sidang pleno gabungan komisi, dsb; Konferensi Anak Cabang: ada sidang pleno tata tertib, sidang pleno komisi, sidang pleno pemilihan ketua, dst. 

Dalam setiap persidangan pasti ada aturan dan tata cara melakukan persidangan yang baik dan benar agar sah untuk menetapkan suatu peraturan atau suatu keputusan.

Karena IPNU-IPPNU ini adalah organisasi berbadan hukum, maka seluruh mekanisme organisasi juga diatur oleh Pimpinan Pusat melalui forum-forum tingkat nasional, tak terkecuali mekanisme Konferensi ini. Dalam Paraturan Organisasi Hasil Keputusan Konferensi Besar (Konbes) dan Rapat Kerja Nasional (Rakernas) IPNU tahun 2019 tentang Persidangan dan Rapat mengatur sidang-sidang dalam Konferensi, yaitu pada pasal 4 sebagai berikut:

Pasal 4 (Persidangan pada Kongres, Konferensi dan Rapat Anggota)

(1)  Persidangan pada Kongres, Konferensi Wilayah, Konferensi Cabang, Konferensi Anak Cabang dan Rapat Anggota pada intinya terdiri dari sidang pleno, sidang pleno gabungan dan sidang  komisi.

(2)  Pelaksanaan sidang pleno, sidang pleno gabungan dan sidang komisi sebagaimana dimaksud ayat (1) dipimpin oleh satu orang ketua sidang, satu orang Sekretaris dan satu orang anggota.

(3)  Pimpinan sidang sebagaimana ayat (2) khusus pimpinan sidang pleno tentang Laporan Pertanggungjawaban (LPj), Tata tertib Pemihan Ketua dan Pemilihan Ketua dipimpin oleh Pimpinan IPNU satu tingkat di atasnya.

(4)  Apabila Pimpinan sidang di atas sebagaimana dimaksud ayat (3) tidak tercapai, maka diganti oleh pimpinan IPNU di atasnya lagi atau oleh Panitia Pengarah.

Pasal tersebut sebenarnya sudah ada dan disahkan sejak Rakernas IPNU Tahun 2016 di Hotel Paragon DKI Jakarta. Kemudian pada Rakernas 2019 tidak ada perubahan sama sekali. Namun, dalam realisasinya, pasal tersebut masih belum sepenuhnya diterapkan.

Poin terpenting mengenai Kongres, Konferensi, dan Rapat Anggota adalah dua hal, yaitu evaluasi kepengurusan yang telah purna dan regenerasi nahkoda organisasi. Dua tahun masa khidmat untuk PAR/PR/PAC/PC dan tiga tahun untuk PW/PP adalah masa yang tidak sebentar. Banyak program kerja (proker) yang harus dijalankan untuk memperlihatkan tanggungjawab kepengurusan.

Proker-proker tersebut tidak serta merta langsung jadi, namun pasti melalui proses dan mekanisme yang panjang dan rumit. Tidak semua pengurus tahu masalah itu. Namun, proker tetaplah proker. Jika ada yang tidak benar, maka perlu dievaluasi. Dan hak pimpinan ranting untuk meminta pertanggungjawaban pengurus Pimpinan Anak Cabang (PAC) dalam forum konferancab yang akan datang (Dhanurendra, 2018).

Sidang Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) adalah sidang yang mewadahi evaluasi kepengurusan. Pada sidang tersebut, ada tiga pihak yang terlibat (Dhanurendra, 2018), yaitu misalkan LPJ-an PAC dalam forum Konferancab :

Pihak Pertama: 

Pimpinan di atas PAC atau Panitia Pengarah (SC) sebagai Pemimpin Sidang

Terkait pimpinan sidang saat LPJan, dari Pimpinan Pusat sengaja diatur supaya Pimpinan sidang LPJ berasal dari pihak ketiga. Bisa PC, PW, atau SC. Hal tersebut dimaksudkan agar pimpinan sidang benar-benar berada di posisi netral. Tidak membela pengurus dan tidak mengintimidasi peserta sidang (Pimpinan Ranting /PR).

Dalam forum ini, Pimpinan sidang harus benar-benar adil dalam mengambil keputusan, dan paham bagaimana mekanisme persidangan. Jika pimpinan sidang tidak berkompeten, maka yang terjadi malah bukan mengevaluasi kepengurusan, tapi yang dievaluasi bisa saja pimpinan sidang sendiri. Dengan demikian, PC harus mendelegasikan Pimpinan Sidang yang matang dan cakap dalam hal persidangan. Sebab, jika PC salah menugaskan kadernya, itu hanya akan merendahkan nama baik PC sebagai pimpinan di atas PAC dan PR.

Jika dalam Konteks Konferensi Cabang, maka pihak pertama ini adalah dari PW, PP, atau Panitia Pengarah (SC) dari Konfercab.

Pihak Kedua: 

Pimpinan Anak Cabang (PAC) sebagai Pihak yang Disidang

Seluruh pengurus PAC harus hadir dalam forum ini. Sidang ini bukan untuk Ketua, Sekretaris, dan Bendahara saja,  namun juga untuk seluruh pengurus yang dua tahun telah berikrar untuk setia terhadap organisasi. Para wakil ketua sangat tidak etis jika meninggalkan atau mangkir dari forum ini dan membiarkan Ketua PAC mempertanggungjawabkan kepengurusanya sendirian. Loyalitas pengurus di bawah Ketua harus diperlihatkan.

Jika dari internal pengurus memperlihatkan perpecahan, dan diketahui-disadari oleh PR, maka akan berakibat fatal. Pertama, PR akan semakin banyak bahan untuk mengkritik PAC,  sehingga nama baik PAC akan berkurang. Kedua,  hal tersebut bukanlah contoh yang baik untuk kepengurusan di masa yang akan datang. Padahal, kita semua tahu bahwa suri tauladan yang baik (uswatun hasanah) akan lebih berpengaruh daripada sekedar menasehati/caramah.

Jika dalam Konteks Konferensi Cabang IPNU-IPPNU Nganjuk, maka pihak kedua ini adalah seluruh pengurus dari Pimpinan Cabang IPNU-IPPNU Nganjuk atau setidaknya PH hadir semua.

Pihak Ketiga: 

Utusan Pimpinan Ranting dan Tamu Undangan sebagai Peserta sidang

Perlu diketahui terlebih dahulu bahwa peserta sidang dibagi atas dua bagian, yaitu Peserta Penuh dan Peserta Peninjau. Peserta Penuh terdiri dari Para Utusan PR dan PK, Peserta Penuh memiliki hak suara dan hak bicara. Jika ada mekanisme Voting, Peserta Penuh memiliki hak suara untuk mengikuti Voting. Beda halnya dengan Peserta Peninjau, yaitu hanya memiliki hak bicara.

Jika dalam Konteks Konferensi Cabang IPNU-IPPNU Nganjuk, maka pihak ketiga ini adalah utusan dari PAC, PKPT, PR, dan PK.

Saat kita mengingat kembali Konfercab 2018 IPNU-IPPNU Nganjuk, pastinya akan mengingat perihal Pimpinan Sidang yang terbawa suasana sehingga ia emosi dan marah kepada peserta sidang. Hal tersebut tidak selayaknya terjadi dalam persidangan. Konteksnya saat itu ialah ada dua pihak dari peserta siding yang mengajukan Opsi. Lantas tidak mencapai titik temu. Kemudian peserta gaduh, dan pimpinan sidang tidak paham mekanisme apa yang harusnya diambil. Akhirnya sidang jadi berantakan.

Dalam mengambil keputusan, Pimpinan Sidang harus paham mekanismenya. Misal ada dua opsi, maka urutan mekanismenya adalah Justfikasi, Afirmasi, Lobbying, dan Voting. Jadi tidak perlu peserta sidang ikut campur kepentingan peserta sidang. Pun tidak boleh mengintervensi peserta sidang. Apalagi memihak golongan tertentu. Pimpinan sidang cukup menjalankan amanatnya sesuai dengan tupoksi sebagai Pimpinan Sidang. 

TEKNIK PERSIDANGAN

Pimpinan Sidang

Pimpinan Sidang terdiri dari    :

Ketua :   Mengatur jalannya persidangan.

Sekretaris :  Mencatat semua yang ada  dalam persidangan.

Anggota : Membantu Ketua dan Sekretaris dalam menjalanan tugas memimpin sidang.

Pimpinan sidang memiliki kewajiban dan wewenang :

Ø  Menjaga kelancaran dan ketertiban sidang.

Ø  Mengatur alur pembicaraan.

Ø  Mendengar, menanggapi dan mejawab pertanyaan dari peserta sidang.

Ø  Menetapkan keputusan dari hasil yang sudah disepakati oleh peserta.

Peserta Sidang

Peserta siding terdiri dari: Peserta Penuh dan Peserta Peninjau

·         Peserta Penuh berhak mengemukakan pendapat, dipilih, dan memilih;

·         Peserta Peninjau berhak mengemukakan pendapat;

·         Setiap peserta wajib menjaga ketertiban persidangan

Ketukan  Palu Sidang

Satu  Kali Ketukan

Mengesahkan sebuah opsi atau point, mencabut pengesahan sebuah opsi atau point yang dikarenakan kesalahan teknis yang tidak disengaja dalam pengambilan penge-sahan;

Dua Kali Ketukan

Menskorsing jalannya persidangan, pergantian Pimpinan sidang, mencabut skorsing persidangan;

Tiga Kali Ketukan

Membuka dan menutup persidangan, serta membacakan konsideran; 

Ketukan berkali-kali (HARUS LEBIH DARI TIGA KETUKAN)

Menenangkan forum.

ISTILAH-ISTILAH DAN TATA URUT PERSIDANGAN

a.  Interupsi, yaitu  memotong jalannya persidangan untuk memberikan informasi, dan/ atau opsi;

b.  Prefilage, yaitu izin untuk meninggalkan forum sidang.

c.  Informasi, yaitu memberikan sebuah informasi tentang kejadian urgent yang terjadi selama proses persidangan, serta menginformasikan hal-hal yang urgent dalam pengambilan keputusan;

d.  Order, yaitu permintaan fasilitas terhadap Pimpinan sidang atau penyelenggara sidang;

e.  Question, yaitu pertanyaan tentang hal-hal maupun opsi selama jalannya persidangan;

f.  Feedback, yaitu partanyaan lanjutan dari Question, setelah Question dijawab orang kedua;

g.  Opsi, yaitu usulan yang diajukan oleh peserta sidang;

h.  Rasionalisasi, yaitu alasan pengaju opsi;

i.   Justifikasi, yaitu penguatan Opsi yang dilakukan oleh selain pengaju opsi;

j.   Afirmasi, yaitu penguatan opsi yang dilakukan oleh pengaju opsi yang disertai dengan alasan;

k.  Lobbying, yaitu proses penyamaan pendapat yang dilakukan oleh para pembuat opsi yang telah mendapat justifikasi dan telah  melakukan afirmasi;

l.   Voting, yaitu pemungutan suara oleh seluruh  peserta sidang, setelah proses lobbying tidak mendapatkan titik temu;

m. Klarifikasi, yaitu menjelaskan kembali  maksud dan  tujuan sebuah pertanyaan, agar tidak terjadi kesalah pahaman. Klarifikasi dapat juga dikeluarkan untuk mencabut sebuah opsi;

n.  Peninjauan  Kembali,  yaitu  pembahasan ulang point-point yang telah disahkan  sebelum konsideran dibacakan dan atas persetujuan seluruh peserta forum. Jika ada satu orang saja yang menolak PK, maka PK tetap tidak sah.

Oleh: Syarif Dhanurendra

_______________________________
MATERI TEKNIK PERSIDANGAN - TKP 2020 (PPT)

DOWNLOAD FILE PPT DI SINI